Rapat Pengelolaan Ketatausahaan Dan Kearsipan Bawaslu Kabupaten Pidie Jaya. Rabu 13/05/2026.

Kegiatan diawali dengan pembukaan oleh Koordinator Sekretariat  Panwaslih Kabupaten Pidie Jaya Yaitu Teuku Dian, S.E dan selanjutnya materi disampaikan oleh Staf yang membidangi Ketatausahaan Dan Kearsipan yaitu Reza Arizqi, S.H.I dimana materi yang disampaikan lebih menekan pada pentingnya penguatan sistem administrasi karena sebagai tulang punggung organisasi.

Dalam pembahasannya, menyampaikan bahwa ketatausahaan yang rapi bukan sekadar pemenuhan kewajiban klerikal, melainkan bentuk transparansi dan akuntabilitas lembaga dalam mengawal proses demokrasi khususnya pada bagian administrasi.

Fokus utamanya adalah menyamakan persepsi seluruh staf mengenai standar operasional prosedur (SOP) persuratan terbaru guna menghindari terjadinya tumpang tindih disposisi dan keterlambatan distribusi informasi.

Sesi berlanjut pada pembahasan teknis mengenai manajemen kearsipan, di mana ditekankan bahwa arsip adalah memori kolektif lembaga yang memiliki nilai hukum tinggi. Kemudian Peserta diberikan pemahaman mendalam mengenai klasifikasi arsip, mulai dari arsip aktif, inaktif, hingga proses penyusutan arsip sesuai dengan jadwal retensi yang berlaku di lingkungan Bawaslu. Hal ini bertujuan agar seluruh dokumen hasil pengawasan maupun administrasi lainnya dapat terdokumentasi dengan sistematis, sehingga memudahkan proses temu balik data apabila sewaktu-waktu dibutuhkan.

Selanjutnya, pada rapat juga mendiskusikan tantangan digitalisasi arsip di tengah perkembangan teknologi informasi yang semakin masif. Panwaslih Pidie Jaya berkomitmen untuk mulai mengoptimalkan penggunaan aplikasi kearsipan digital guna mendukung efisiensi ruang penyimpanan fisik dan mempercepat akses data antar divisi. Transformasi digital ini diharapkan dapat meminimalisir risiko kerusakan dokumen akibat faktor eksternal serta memastikan bahwa seluruh data hasil pengawasan pemilu tersimpan dalam format yang lebih aman dan terintegrasi secara nasional.